5s - Uma dose de Bom SENSO em seu trabalho

Introdução:

A gestão da Qualidade é primordial para o estabelecimento e sobrevivência de uma instituição e para viabilizar o controle de atividades.informações e documentos. A meta é a boa prestação de serviços, de forma eficiente e dinâmica para que o solicitante fique satisfeito.

Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas pra implantar o sistema da Qualidade total numa empresa ou instituição é o Programa 5S. Este é o ponto de partida e um requisito básico para o controle da qualidade, uma vez que proporciona vários benefícios ao setor. A ordem, a limpeza, o asseio e a autodisciplina são essenciais para a produtividade. Porém, este programa implantado sozinho, somente ele, não assegura o Sistema da Qualidade eficiente. É necessário haver melhorias contínuas, treinamentos e conscientização do pessoal quanto à filosofia da qualidade.

O Programa 5 S tem aplicabilidade em diversos tipos de empresas e órgãos inclusive em residências, pois traz benefícios a todos que convivem no local, melhora o ambiente, as condições de trabalho, saúde. higiene e traz eficiência e qualidade. 

De acordo com experiências de empresas que já implantaram o programa, a “chave” não é somente a aplicaço dos conceitos, mas a mudança cultural de todas as pessoas envolvidas e a aceitação de que cada um deles é importante para melhorar o ambiente de trabalho, a saúde física e mental dos trabalhadores e o sistema da qualidade.

            O conceito do Método 5S e as palavras surgiram no Japão, onde cada um destes conceitos começa com a letra “S”, por isso o método ser chamado 5S. Apesar disto, houve adaptaço dos conceitos para a língua portuguesa, assim como adaptaço em outros países que desenvolveram programas semelhantes para aprimorar a qualidade, mas é importante lembrar que implantar o programa não é apenas traduzir os termos e estudar sua teoria e seus conceitos. Sua essência é mudar atitudes, pensamento e comportamento do pessoal.

Conceito:

O Método "5S" foi base da implantação do Sistema de Qualidade Total nas empresas. Surgiu no Japão, nas décadas de 50 e 60, após a Segunda Guerra Mundial, quando o país vivia a chamada crise de competitividade. Além disso, havia muita sujeira nas fábricas japonesas, sendo necessária uma  reestruturação e  uma “limpeza”. 

O país precisava reestrutura-se, organizar as indústrias e melhorar a produço para ser compatível  com o mercado mundial

O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco conceitos básicos e simples, porém essenciais e que fazem a diferença no Sistema da Qualidade. 

Espanha e Inglaterra adotaram metodologias equivalentes, porém com nomes diferentes: “Teoria da Escova” e “Housekeeping”, respectivamente; mas a idéia é a mesma- sempre buscar o Sistema da Qualidade Total . 

É possível eliminar o desperdício (tudo o que gera custo extra) em cinco fases, com base no método "5S". Foi um dos fatores para a recuperação de empresas japonesas e a base para a implantação da Qualidade Total naquele país.

Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em 1991, pela Fundaço Cristiano Ottoni.

Os 5 conceitos são: 

1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇO

CONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário".

2.º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇO

CONCEITO: "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente".

3.º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA

CONCEITO: "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar".

4.º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE

CONCEITO: "manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde e higiene".

5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

CONCEITO: "fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s's num modo de vida".

  

Objetivos do programa:

Baseado em sua própria elaboraço, o Método 5S visa a combater eventuais perdas e desperdícios nas empresas e indústrias; educar a população e o pessoal envolvido diretamente com o método para aprimorar e manter o Sistema de Qualidade na produção. 

É importante a alteração no comportamento e atitudes do pessoal. A conscientizaço dos integrantes da importância dos conceitos e de como eles devem ser usados facilita a implantação do programa.

A abordagem do programa deve ser aplicada como hábito e filosofia, não apenas no ‘house keeping” ( cuidar da casa).

Deste modo, o 5S auxiliará na reorganização da empresa, facilitará a identificaço de materiais, descarte de itens obsoletos e melhoria na qualidade de vida e ambiente de trabalho para os membros da equipe.

Cada fase é intimamente ligada à outra, sendo também um “pré-requisito” para a consolidação da fase seguinte. Uma vez iniciado o processo, fica mais fácil dar continuidade à implantaço do método. Consequentemente, haverá consolidação do Sistema da Qualidade e melhoria do desempenho geral no setor. 

Planejamento e Prática dos Conceitos

De acordo com o conceito japonês, pode-se eliminar o desperdício, e consequentemente o custo extra também, nestas cinco fases que ajudarão também a implantar o Sistema da Qualidade.

1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇO

CONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário".

Também pode ser interpretado com Senso de Utilização, Arrumação, Organização e Seleção.

Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em ordem, para que só se utilize o que for realmente necessário e aplicável. Por isso, é importante ter o necessário, na quantidade adequada e controlada para facilitar as operações. É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis da seguinte forma:

•  o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.

•  o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.

•  o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local de trabalho.

•  o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local denominado

•  o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espaço necessário e atrapalha o trabalho.

Vantagens:

• Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque, armazenamento,

transporte e seguros. 

• Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção. 

• Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os

danos a materiais ou produtos armazenados. 

• Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas. 

• Traz maior senso de humanização, organização, economia, menor cansaço

físico e maior facilidade de operação.

• Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal,  

Todos da equipe devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é realmente necessário e o que não é. Na terminologia da Qualidade, denomina-se “bloqueio de causas” ou ação preventiva.

  

2.º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO

CONCEITO: "IDENTIFICAR E ARRUMAR TUDO, PARA QUE QUALQUER PESSOA POSSA

LOCALIZAR FACILMENTE

Também pode ser definido como Senso de Ordenação, Sistematização, Classificação,

Limpeza.

O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualização seja facilitada

Nesta fase é importante: 

•  padronizar as nomenclaturas.

•  usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.

•  guardar objetos diferentes em locais diferentes.

•  expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.

•  determinar o local de armazenamento de cada objeto

•  onde for possível, eliminar as portas. 

•  Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção no local.

Vantagens: 

•  Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc. 

•  Menor necessidade de controles de estoque e produção.

•  Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de facilitar a execução do trabalho no prazo. 

•  Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou danos a materiais ou produtos armazenados. 

•  Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente

•  Melhor disposição dos móveis e equipamentos

•  Facilitação da limpeza do local de trabalho

A ordenação eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques, etc e com a indicaço correta do local de estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessário e todos devem seguir as regras. 

É importante fazer uma análise da situação atual da instituição, como as estão organizadas e onde. Sempre que possível, deve-se trabalhar para reduzir os estoques e qual o melhor local para guardar cada coisa.

A idéia principal nesta fase é: 

“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.”

  

3.º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA

CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE SEMPRE LIMPO, ELIMINANDO AS CAUSAS DA SUJEIRA E APRENDENDO A NÃO SUJAR”

Também pode ser definido como Senso de Zelo

Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo e dos benefícios de ambiente com a máxima limpeza possível. O ambiente limpo traduz qualidade e segurança. 

O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:

•  Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho

•  Evita perdas e danos de materiais e produtos. 

Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a

•  Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar encontre-o limpo.

•  aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira.

•  definir responsáveis por cada área e sua respectiva função.

•  manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de uso possível.

•  Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário

•  Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira

•  Não jogar lixo ou papel no chão

•  Dar destino adequado ao lixo, quando houver

Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo, manter dados e informaçes atualizados, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom relacionamento com os colegas. Tudo isto é fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.

  

4.º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE

CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORÁVEL A SAÚDE E

HIGIENE".

Também pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade. 

Higiene é manutenço de limpeza, e ordem. Quem exige qualidade cuida também  da aparência. Em um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de qualidade

O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto de medidas

•  Ter os três S's previamente implantados

•  Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos estão sendo aplicados realmente e corretamente

•  eliminar as condiçes inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos

•  humanizar o local de trabalho n uma convivência harmônica.

•  difundir material educativo sobre a saúde e higiene.

•  respeitar os colegas como pessoas e como profissionais,

•  colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega

•  cumprir horários,

•  entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil,

•   não fumar em locais impróprios, etc.

Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e matérias de limpeza. Requer manutenção da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cada membro da equipe deve ter consciência da importância de se trabalhar num local limpo e organizado. 

As vantagens são:

• Melhor segurança e desempenho do pessoal. 

• Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente. 

• Melhor imagem da empresa internamente e externamente. 

• Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho 

Algumas medidas importantes e úteis nesta fase também podem ser colocar avisos ou instruções para evitar erros nas operações de trabalho, bem como designações, avisos e identificação dos equipamentos (recursos visuais).

Quando importantes, os avisos devem ser vistos à distância, bem destacados e acessíveis a todos do setor.

É importante nesta fase conferir se o programa está sendo realmente implantado, verificando cada etapa, se o pessoal está preparado e motivado a cumprir o programa. 

  

5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

CONCEITO: "fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5s's num modo de vida".

Atitudes importantes:

•  Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.

•  Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.

•  Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.

•  Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s's .

•  De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os avanços

É importante cumprir os procedimentos operacionais e os padrões éticos da instituição, sempre buscando a melhoria. A auto-disciplina requer a consciência e um constante aperfeiçoamento de todos no ambiente de trabalho. A consciência da qualidade é essencial. 

Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios: 

•  Reduz a necessidade constante de controle. 

•  Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação. 

•  Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios, etc.

•  Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação. 

•  Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles, pressões, etc. 

Dicas para a prática do método 5S:

Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. Só o que tem utilidade certa deve estar disponível.

Eliminando-se o que não é útil, você pode se concentrar apenas no que é útil. Dê atenção a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (máquinas, ferramentas,

estoques, móveis, papéis, etc.) e defina o que é necessário através de instruçes claras para que todos possam separar o útil do inútil.

Algumas perguntas podem ser elaboradas para direcionar o processo: 

1.  O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado? 

2.  O que pode ser útil para outro setor ? 

3.  O que pode ser consertado ? 

4.  É possível trabalhar de forma mais econômica, racionalizando o 

tempo?

Após colocar em um local determinado aquilo que será descartado, convide as pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponíveis, o que de fato lhes interessar.

Analisar como as coisas estão guardadas, onde e por quê. Arrumação é importante para agilizar o acesso aos documentos e outras coisas em seus devidos lugares. Administrar bem o patrimônio da instituiço é essencial, principalmente no que se refere a organização e identificação de : 

•  Laudos,

•  Relatórios,

•  atas ,

•  documentos em geral,

•  pareceres,

•  dados estatísticos, 

•  arquivos e pastas de documentos.

Sempre que possível, eliminar ou diminuir o processo burocrático de açes ou documentos, procurando aproveitar o tempo e economizar trabalho desnecessário.

Cada um deve ficar responsável pelo seu espaço, sem prejudicar o espaço do outro

Sempre deve-se questionar se algo está bom o suficiente ou se é possível ser melhorado

Estoques e utensílios de trabalho: 

Para haver corretas  armazenagem, organizaço e identificaço, devem ser feitas

algumas perguntas:

1.  É possível reduzir os estoques ? 

2.  O que está à mão precisa mesmo estar ali ? 

3.  Os nomes das coisas estão padronizados ? 

4.  Qual o melhor local para cada coisa e por que?

5.  O que é necessário está à mão?

Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque, se possível, o dia da limpeza definido, para que todos se organizem. É importante que todos participem, fazendo a limpeza básica em conjunto, jogando papéis fora, fazendo pequenos consertos, etc..

Compartilhe idéias com os colegas, discuta as alternativas propostas e valorize trabalho de cada um.

O que deve ser verificado e avaliado para elaboração de um ambiente organizado e propício, com a metodologia 5S implantada:

1.  Apresentação dos funcionários devem se apresentar com boa aparência usando trajes limpos, não rasgados.

2.  Piso e área externa ao setor (corredores) devem estar limpos, secos e organizados, sem acúmulo de materiais e sucatas, devem possuir linhas

demarcando as áreas de circulação.

3.  Higiene= O ambiente deve estar limpo, sem acúmulo de materiais orgânicos ou inorgânicos. Deve estar livre também de materiais/ equipamentos que provoquem contaminação química..

O pessoal deve cuidar da higiene pessoal e usar os devidos equipamentos de segurança ( onde aplicáveis), para garantir a integridade física.

É importante também o cuidado com as máquinas, aparelhos, equipamentos e utensílios. 

As dicas de prática do método 5S devem tornar-se hábitos na instituiço, entre os funcionários, em todos os setores para que o programa seja mantido e o controle fique mais fácil. 

Em cada etapa, é essencial que o método seja verificado, a implantaço tem de estar em constante verificação; isto também e importante para a próxima fase, pois são todas interligadas.

 

A fase de auto-disciplina, principalmente é uma das mais importantes e cruciais do programa, pois é a fase em cada um dos envolvidos terá que desenvolver seu próprio senso de ordenaço e assumir o compromisso com a metodologia.e com suas atividades Cada um fazendo a sua parte contribui para o desenvolvimento de todo o programa e a manutenço da qualidade.

ser treinados para que haja eficiência na prestaço dos serviços, segurança no local de trabalho e incentivo à capacidade criativa.

Roteiro Sugestivo para implantar o 5S:

1ª etapa: equipe de implantação

Formada por 3 pessoas, no mínimo, de diferentes setores da instituição e 1 pessoa da alta administração. A equipe tem que ter disponibilidade para conduzir o processo, orientar, esclarecer dúvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento.  

Equipe de implantação pode elaborar um cronograma ou um plano de orientação,

2ª etapa: Planejamento

Determinar as ferramentas que serão utilizadas e dividir as atividades. As tarefas e as responsabilidades devem ser distribuídas e todos devem se comprometer com os prazos

3ª etapa: Fotos e registros

É importante registrar a situação atual da organização, em todas as áreas, especialmente onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, a equipe deve se reunir e discutir as falhas, as ações corretivas, dar sugestões de melhoria baseadas nas fotos. É importante a opinião de cada um, principalmente por que pertencem a áreas diferentes na empresa. 

4ª etapa: Reunião

A equipe pode convidar o pessoal da instituição para uma reunião, compartilhar os dados e mostrar o compromisso e a disposição para implantar o método. Nesta reunião, a equipe pode iniciar o trabalho de conscientização do pessoal, da importância do programa 5S para a melhoria do trabalho. A equipe também pode explicar os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefícios.

5ª Etapa: Implantação

Após esta reunião de sensibilização do pessoal com a equipe responsável, o programa começa a ser efetivamente implantado. As responsabilidades são divididas de acordo com as áreas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do trabalho. Em cada fase, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades, esclarecer as dúvidas, citar exemplos, etc. A interação da equipe com o pessoal envolvido é importante, para que não fiquem dúvidas a respeito do programa e para que tudo corra bem na fase seguinte. 

6ª Etapa: Acompanhamento

A equipe organizadora planeja e se organiza para fazer visitas nas áreas de implantação com pelo menos um membro da equipe organizadora supervisionando a visita. Nas visitas, os quesitos necessários para a implantaço do programa devem ser acordados,  conforme a orientaço do colaborador. Os pontos positivos, como os negativos devem ser apontados, pois o pessoal deve ser motivado a seguir as orientações. O ideal é que a equipe faça um mapa de acompanhamento mensal para verificar os benefícios, os resultados , as mudanças. É essencial que todos sigam o programa, desde os gerentes e diretores aos técnicos de apoio. 

Com o tempo, cada integrante vai diagnosticar a importância dos conceitos e de sua aplicação, tornando a metodologia um hábito no trabalho. Dessa forma, o sistema vai se consolidando, junto com o Sistema da Qualidade.

Os técnicos e funcionários novos, que forem se incorporando à empresa, também se habituarão a aplicar os conceitos, uma vez que entrarem num sistema já implantado

A gerência, setor ou empresa deve também se responsabilizar por planejar reuniões periódicas com os membros da equipe para verificar como está sendo seguida cada fase do programa e as melhorias que podem ser feitas. Isso garante a motivação em sempre manter o hábito da metodologia e a manutenção do programa sempre

pode ser feito

Também é uma oportunidade de reciclagem dos conhecimentos de cada um e harmonização da equipe.

Custo de Implantaço do Método 5S:

O custo para a implantaço do programa não é alto e os recursos podem ser alocados do orçamento da empresa ou do setor.

De acordo depoimentos de instituiçes em que com o método já foi implantado ou está em implantação, não houve dificuldades para o custeio ou necessidades de compra excessiva de itens.

Algumas fases podem ter o custo mais elevado que outras, o que dependerá também do número de pessoas envolvidas no processo, do nível de compromisso da equipe,da estrutura física e da situação atual da empresa.

Quanto mais rápido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se dedicar menores serão  tempo e gastos para implantar.

Idéias principais do Método 5S:

‘Se você sabe e não faz, é como se você não soubesse.”

“Os três primeiros Ss, ou seja, as 3 primeiras fases são a base para o sucesso da implantação do programa.”

“Ordenar é identificar.”

“O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja.”

“Organização do pessoal reflete organização do ambiente.”

“Todo o trabalho tem de ser feito em equipe.”

“ A tolerância também é uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida certa.”

Referências Bibliográficas: 

www.anvisa.gov.br


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